The Standard for Program Management (SPM) is de Amerikaanse standaard voor programmamanagement. Deze is gedocumenteerd in de gelijknamige publicatie van PMI (Project Management Institute) en is de programma pendant van de PMBOK voor projectmanagement. Hoewel het boek in de titel verwijst naar één algemeen en altijd geldende standaard, moet je dit volgens PMI niet zo uitleggen dat je op SPM gecertifceerd kan worden. Dat is althans niet de bedoeling van PMI. Het is volgens deze organisatie een hulpmiddel om organisatiedoelen te bereiken. De SPM is een verzameling best practices die beogen managers een goed begrip te laten krijgen van programma management en om efficiente en effectieve communicatie tussen verschillende betrokkenen te bewerkstelligen.
Definitie programma
Een programma is voor SPM een verzameling projecten die gecoördineerd worden gemanaged om benefits en beheersing te verkrijgen die door de projecten individueel te managen niet op zouden treden. Het management van zo'n programma is dan het gecentraliseerde en gecoordineerde management om de benefits en doelen te bereiken. Cruciaal is dat ook SPM een duidelijk onderscheid maakt met projectmanagement: het gaat om de benefits en niet alleen om de resultaten (output) van projecten. De SPM onderscheidt enerzijds de levenscyclus van een programma en anderzijds thema's die door de cyclus heen spelen.
Levenscyclus programma
De levenscyclus wordt gevormd door processen die vervolgens gemanaged moeten worden. Als onderdelen van de cyclus onderscheidt SPM:
1. Pre-program set-up,
2. Program Set Up,
3. Establish Program Management en technical Infrastructure,
4. Deliver the benefits en
5. Close the program.
Fase 1 omvat de volgende activiteiten: begrip krijgen voor de strategische waarde van de voorstelde verandering, identificeren sleutel spelers, hun verwachtingen en belangen, definiëren doelen en de koppeling met de strategische doelen van de organisatie verzorgen, een globale business case maken die aantoont welke behoeften worden vervuld, en welke rechtvaardiging er is voor het programma, goedkeuring krijgen van de steultelspelers voor een programma charter, benoemen van een programmamanager en een plan maken om het programma te starten.
Fase 2: omvat opstellen missie, visie en waarden van het programma in lijn met de organisatiedoelstellingen, het identificeren van de projecten en hoe deze bijdragen aan de capabilities die benefits opleveren, ontwikkelen van een business case per project, maken van een gedetailleerde planning en kostenraming, uitvoeren haalbaarheidsstudies, opstellen beslissingsregels, communiceren met stakeholders en draagvlak verkrijgen
Fase 3: omvat het inrichten van de programma-organisatrie voor de belsuitvorming tav individuele projecten, resource planning, monitoring en voortgangsbewakingssytemen, rapportageprocedures.
Fase 4: in deze fase worden de projecten uitgevoerd. Dit is volgens SPM een iteratieve en soms onbeperkte fase. Deze duurt namelijk net zolang totdat de benefits worden gerealiseerd. De belangrijkste activiteit hier is het managen van de transitie van de bestaande situatie naar de gewenste situatie in de organisatie. Een deel van het werk bestaat ook uit het monoitoren of de projecten de gewenste resultaten opleveren en het oplossen van issues en tegenstrijdigheden.
Fase 5: bestaat voor een groot deel uit het opheffen van de programmaorganisatie, het documenteren van geleerde lessen, het vastleggen en bewaren van geproduceerde documenten en een overzicht maken van de bereikte benefits.
Thema's SPM
Tijdens de levenscyclus van het programma zijn drie thema's van belang: benefit management, stakeholder management en programma governance.
Benefits: al vanaf het begin van het programma worden de benefits geïdentificeerd, geanalyseerd, vervolgens gepland, gerealiseerd en overgedragen aan de lijnorganisatie.
Stakeholders: ook de stakeholders moeten in het begin van het programma worden geïdentificeerd en geanalyseerd op hun belangen, behoeften en positionering. De opgave van het programma management is gedurende de levenscylus van het programma deze stakeholders te blijven betrekken in het programma en in te spelen op hun wensen en belangen.
Governance is de besluitvorming over het programma. SPM regelt dat door gate way reviews. Elke fase wordt afgesloten met een gate way review, waarbij de opdrachtgever (een board of stuurgroep eventueel) beslist aan de hand van de doelen van de organisatie en de relevantie van de business case of het programma door gaat. De reviews fungeren als een "go" of "no-go" vor het programma als geheel.
Organisatie
SPM identificeert de volgende organisatorische eenheden:
Program Board, die de verschillende belangen in de organisatie vertegenwoordigt
Program Manager vertegenwoordigt het programma team inclusief de projectmanagers en is verantwoordelijk voor het managen van het programma.
Executive sponsor, die verantwoordelijk is naar de business voor het leveren van de benefits. Is deel van de Board om beslissingen over het programma te nemen
Program Director: is eigenaar van het programma en is soms dezelfde als de executive sponsor.
Program Team: verantwoordelijk voor benefits op programma niveau
Program Office: ondersteunt de programma manager en het programma team.
De SPM identificeert en detailleert vervolgens veelvoorkomende processen die systematisch beginnen met een lijst inputs en eindigen met een lijst outputs. Het voert te ver hier nu op in te gaan.
PMI, The Standard for Program Management, Pennsylvania, 2006, ISBN: 1-930699-54-9.
