Ketenregie in Facility Management

Een dynamische markt, strategische keuzes van organisaties, groeiende complexiteit. De inrichting en beheersing van de facilitaire keten van klant, opdrachtgever en leverancier wordt steeds essentiëler. Een goed ingerichte facilitaire keten met daarin optimale samenwerking borgt toegevoegde waarde voor de klant en is commercieel van groot belang. Deze vraagstukken en meer zijn met elkaar besproken tijdens het middagcongres ‘Ketenregie in Facility Management’ dat op donderdag 29 september jl. plaatsvond bij Twynstra Gudde te Amersfoort. Een indruk van deze inspirerende dag vindt u hier.

Opening

Ruim 70 enthousiaste deelnemers vanuit verschillende branches en sectoren als de zorg, (semi-)overheid, petrochemie, elektronica, nutsbedrijven en financiële instellingen werden in de middag ontvangen. Er werd gestart met het onderzoek van Twynstra Gudde naar de bouwstenen van Ketenregie. Leo Schunck heeft in 2010 hier samen met collega’s onderzoek naar verricht en hij nam de deelnemers mee in zijn verhaal aan de hand van praktijkvoorbeelden en citaten van de onderzochte bedrijven.

Bekijk de presentatie van Leo Schunck.

Lees het artikel over professioneel opdrachtgeverschap zoals gepubliceerd in FMM.

Ga direct naar de workshops:

• Het verandertraject van het RIVM naar een facilitaire regieorganisatie
• De implementatie van Ketenregie bij De Nederlandsche Bank
• Van eigen FB naar een ondernemende BV in de Zorg: ervaringen van de MC groep in Lelystad
• ‘Sourcing the chain’, bepalen van de facilitaire strategie bij Alliander Facilities
• Implementatie van een IFM-contract bij Janssen Biologics B.V.

Workshops

Het verandertraject van het RIVM naar een facilitaire regieorganisatie
Sinds maart 2011 is het facilitair bedrijf van het RIVM georganiseerd als een facilitaire regieorganisatie, waarbij een knip is gelegd tussen 'Regie' en 'Uitvoering'. Daarbij wordt een deel van de uitvoerende activiteiten uitbesteed aan Shared Service Organisaties binnen het Rijk. In twee workshoprondes vertelden Connie Brouwer en Pauline Jansen over de omslag bij het Facilitair Bedrijf van het RIVM naar een regiemodel. Vanuit achtergronden, ervaringen, inrichtingskeuzes, veranderaanpak en concrete voorbeelden van activiteiten gericht op het ontwikkelen van mensen werd het verandertraject naar een regieorganisatie besproken met de deelnemers. In de eerste workshop lag de nadruk op het reorganiseren in een overheidsomgeving, afstemming met klanten en de manier waarop de mensen werden meegenomen in de verandering. Tijdens de tweede ronde was er veel belangstelling voor de gemaakte structuurkeuzes en de manier waarop de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de nieuwe organisatie zijn belegd.

Bekijk de presentatie van Connie Brouwer en Pauline Jansen

De implementatie van Ketenregie bij De Nederlandsche Bank
Ketenregie is een actueel onderwerp. Organisaties zijn op toenemende schaal hun facilitaire processen aan het uitbesteden. Hoewel er in de loop van de tijd al het nodige gezegd en geschreven is over ketenregie, blijft dit onderwerp de gemoederen bezighouden. Niet zozeer de 'wat' vraag is vaak voor velen de uitdaging. Het is de 'hoe' vraag die vaak tot de nodige complicaties bij veel organisaties leidt. De verhoudingen veranderen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en de organisatiecultuur verandert. In deze workshop sprak Koen Pijnenburg over de implementatie van ketenregie bij De Nederlandsche Bank, inclusief ervaringen en lessons learned. De presentatie van deze workshop is niet openbaar beschikbaar.

Van eigen FB naar een ondernemende BV in de Zorg: ervaringen van de MC groep in Lelystad
Paul Zagwijn, directeur van het MC Facilitair Bedrijf BV, nam de deelnemers mee in de zoektocht van de MC-groep naar een manier waarop kwaliteit en continuïteit op het gebied van facilitaire dienstverlening gewaarborgd kan worden, met marktconformiteit als uitgangspunt. In een sprekend en zeer informatief verhaal vertelde Paul Zagwijn over zijn ervaringen: de transitie die nodig was om in beweging te komen, de reden voor het oprichten van een BV, de overwegingen die hebben gespeeld bij de keuze van een samenwerkingspartner en de behaalde resultaten c.q. leerpunten bij deze omvorming.

De gouden tip van Paul Zagwijn: “De praktijk is weerbarstig, onderschat vooral niet de rol van de vakbonden en de OR, haal ze erbij! In onze situatie zag de OR in dat de beweging goed was voor het ziekenhuis en zijn zij achter ons plan gaan staan. Dat gaf de doorslag.”

Bekijk het verhaal van Paul Zagwijn, zoals gepubliceerd in FMI.

‘Sourcing the chain’, bepalen van de facilitaire strategie bij Alliander Facilities
Een belangrijk onderdeel van ketenregie is het continu beheersen van de supply chain. Een vraag die elke ketenregisseur zich regelmatig moet stellen, betreft welke bronnen (of sources) hij/zij zich aanwendt. Voortschrijdend inzicht leert de facilitaire wereld dat de keuze tussen in- of uitbesteden niet zo simpel is. Een verscheidenheid aan sourcingopties (single service uitbesteden, joint venture, onderbrengen in shared service center) is beschikbaar en elke keten heeft zijn eigen optimale constellatie. In deze workshop zijn het proces van sourcen en de geleerde lessen uit de praktijkcase besproken. De nadruk lag in deze workshop op de eerste stap, namelijk de strategische oriëntatie. In de Alliander casus hebben adviseurs van Twynstra Gudde geholpen bij het 'richten' en de 'inrichting' van een regieorganisatie met een 'hoge knip'.

Bekijk de presentatie van Rob Hoek en Dick Plomp

Implementatie van een IFM-contract bij Janssen Biologics B.V.
Janssen Biologics B.V. heeft in 2010 gekozen voor het integraal uitbesteden van haar facilitaire dienstverlening. Na een intensief selectietraject startte in juli 2010 de implementatie van het contract. Katrien van Meenen is de contractmanager en namens Janssen Biologics het aanspreekpunt voor de interne organisatie en de leverancier. Nu, na ruim één jaar, kan echt gesproken worden van een vruchtbare samenwerking en ziet zij de dienstverlening een duidelijke kwaliteitssprong maken. Belangrijke les in de afgelopen periode is met name ‘het oplijnen van de eigen organisatie’. Business as Usual als uitgangspunt, maar wel met nieuwe spelregels voor afnemende partijen en voor de dienstverlenende organisatie. De presentatie van deze workshop is niet openbaar beschikbaar.