Vrij vertaald uit Alice in Wonderland geldt voor het inkoopvak het volgende: als je niet weet wat je wilt hebben, is eigenlijk alles goed. Om dus een goede inkoopbeslissing te kunnen nemen, zul je dus eerst heel goed moeten weten wat je wilt. Dit proces wordt bemoeilijkt door de grote hoeveelheid producten en ook het grote verschil tussen die producten die één enkele inkoopafdeling (of bij kleinere organisaties: inkoper) moet inkopen. Het afsluiten van contracten voor wc-papier is heel wat anders dan het aanschaffen van een complex IT-systeem en toch wordt van een inkoper verwacht dat hij of zij in beide gevallen een goede keuze kan maken. Het feit dat veel inkopen eens in de paar jaar gedaan worden, maakt het helemaal lastig om op de hoogte te zijn van alle mogelijkheden. Vandaar dat veel inkopende organisaties voor complexe inkooptrajecten gebruik maken van externe adviseurs die gespecialiseerd zijn in dat soort trajecten.
Vanuit onze inkoop- en IT-expertise ondersteunen wij met name centrale en decentrale overheidsorganisaties en organisaties uit de speciale sectoren (water, energie, vervoer en post) met het uitvoeren van een bijzonder type inkooptraject: Europese aanbestedingen op IT-gebied. Deze ondersteuning begint eerder dan het moment dat de aanbesteding op de aanbestedingskalender gepubliceerd wordt. Zoals hierboven al beschreven, hebben veel organisaties behoefte aan ondersteuning bij de behoeftestelling: wat hebben we eigenlijk nodig? Vanzelfsprekend kunnen we daarbij helpen door puur naar de organisatie te kijken. Door middel van een proces- en informatieanalyse, interviews met betrokkenen, het doorspitten van beleidsstukken en een inventarisatie van de huidige systemen, kunnen we een programma van eisen opstellen. De kans is echter groot dat er vergelijkbare organisaties zijn die een dergelijke zoektocht al eerder hebben uitgevoerd. Wanneer de processen redelijk standaard zijn, is het goed mogelijk dat bestaande pakketten (off the shelf) de gewenste functionaliteit afdekken. In zulke gevallen is het veel eenvoudiger (en goedkoper) om aan de hand van een marktverkenning en eventueel een marktconsultatie een beeld van de behoefte van de organisatie te verkrijgen.
Bij een marktverkenning doen we dit door te kijken naar de aanbodzijde en de vraagzijde voor een bepaald product. Aan de aanbodzijde zoeken we uit hoe vergelijkbare organisaties het betreffende vraagstuk oplossen. We kijken dan bijvoorbeeld naar organisaties uit dezelfde markt en met dezelfde functie (de concurrent), organisaties uit dezelfde markt maar met een andere functie, of organisaties uit een andere markt maar met dezelfde functie. Door te onderzoeken welke oplossing deze partijen gekozen hebben, ontstaat een goed beeld van de mogelijkheden. Door vervolgens aan de aanbodzijde te kijken welke systemen er zijn en over welke functionaliteit deze systemen beschikken, stellen we op basis van 'best pratices' uit de markt een Programma van Eisen op.
Om het beeld compleet te maken, wordt een marktverkenning veelal gevolgd door een marktconsultatie. Daarbij leggen we het programma van eisen voor aan een selecte club leveranciers en worden deze actief betrokken om een beeld te krijgen van de interesse vanuit de markt, het toetsen van het voorlopige programma van eisen en om een gevoel te krijgen voor het benodigde budget. Belangrijk bij een markconsultatie is het respecteren van het gelijkheidsbeginsel. Partijen die hebben deelgenomen aan de consultatie mogen bij een uiteindelijke Europese aanbesteding geen voordeel hebben ten opzichte van partijen die niet hebben deelgenomen. Door zo transparant mogelijk te handelen en vroegtijdig met de markt te communiceren (bijvoorbeeld via de aanbestedingskalender) kan een 'level playing field' worden gewaarborgd.
ICT-adviseurs van Twynstra Gudde hebben veel ervaring met marktverkenningen en -consultaties en voor een groot aantal ICT-producten hebben we experts in huis. Onze werkwijze, procedures en communicatie met de markt hebben zich in veel gevallen bewezen en hebben geleid tot succesvolle aanbestedingen met een passende leverancier als winnaar.
