Afgelopen donderdag begeleidde ik samen met collega Jacqueline van Ham een groep managers en adviseurs van een middelgrote woningcorporatie in het Oosten van het land. De vraag die de organisatie zichzelf heeft gesteld is: Is programmamanagement wat voor ons en, zo ja, in welke vorm dan?
Gedoe
Ik ben daar vrij nuchter in. Je moet programmamanagement volgens mij niet zomaar en zonder meer willen. Eerst maar eens even kijken waarom het nu niet lukt om de beoogde doelen te te verwezenlijken en hoe je die doelen kunt realiseren wanneer je je reguliere activiteiten hier en daar verbetert. Per slot van rekening zijn programma's niet alleen erg spannend, energiegevend en handig voor verbetering van de samenwerking. Je krijgt er ook gedoe bij.
Dat gedoe hoeft overigens niet. In een organisatie die het projectmatig werken goed in de vingers heeft, gaat het al een stuk makkelijker. Een organisatie waarin het denken in rollen en functies en steeds veranderende aansturingslijnen niet als een probleem wordt ervaren en waarin samenwerking over afdelingen heen als een kans wordt gezien, heeft ook een voordeel. En een organisatie die bereid en vaardig is om voor specifieke maatregelen een metings- en monitoringscircuit op doelniveau in te richten schiet ook al lekker op.
Stapsgewijs
Je kunt echter ook stapsgewijs werken. Eerst maar eens de voordelen van het in kaart brengen van de samenhang der dingen plukken (wij noemen dat in onze aanpak 'programmeren' en gebruik daar het Doelen Inspanningen Netwerk voor, het DIN). Als dat geland is, kun je denken aan het verder inrichten van de organisatievormen en aan het scherper afbakenen van verantwoordelijkheden. En als dat goed loopt het besturingsverhaal - sturen op THEFD, meten, monitoren en bijsturen op doelen - vormgeven. Dat laatste is echt het ingewikkeldste, zo merken wij in de praktijk.
Eerste fase
In de afronding van de sessie verwoordde een van de deelnemers het mooi: misschien moeten we in die eerste fase maar eens beginnen met sturen op intuïtie. Als die goed ontwikkeld is, zeker. Met intuïtie kom je al een heel eind. Stem dan wel even goed met elkaar af wat je verwacht te bewerkstelligen met een programma, want voor je het weet wordt het toch een teleurstelling: wel samenhang gekregen in een DIN, en toch weinig effecten bereikt in de praktijk.
