Vergrootglas op facility management
Om succesvol uit te besteden moet het eigen huis goed op orde zijn; anders verleg je het probleem. De facilitaire producten en diensten zijn daartoe onder een vergrootglas gelegd in workshops met de medewerkers. Daaruit blijken de mogelijkheden tot standaardisatie en versobering. Tegelijkertijd valt veel winst te behalen met het verder automatiseren van facilitaire processen. Zo wordt de klant in staat gesteld zelfstandig keuzes te maken uit producten en diensten via intranet en worden de processen van aanname tot afhandeling efficiënter ingericht.
Samenwerken met de FMIS leverancier en ICT afdeling
De koerswijziging en de instandhouding daarvan zijn sterk afhankelijk van de inzet van het FMIS. Daarom wordt in een vroeg stadium ingezet op een intensieve samenwerking met de softwareleverancier en de ICTafdeling. Deze worden betrokken in het reorganisatieproces waardoor een gezamenlijk belang groeit waarin het gemakkelijk schakelen is. Alle partijen begrijpen nut en noodzaak van de verandering, kennen elkaars beperkingen en verkondigen dezelfde boodschap. Oftewel toegevoegde waarde creëren in een relatie.
Veranderen naar een regieorganisatie met een ICT-component
De nieuwe manier van werken is een succes geworden door tijdens het verandertraject intensief gebruik te maken van de kennis, kunde en inzet van medewerkers uit alle geledingen. De resultaten zijn zichtbaar. De klant kan met behulp van een menukaart via intranet producten en diensten afnemen en de afhandeling volgen. Zo is de dienstverlening toegankelijker en transparanter geworden. Tegelijkertijd beschikt de regieorganisatie door het effectief inrichten van informatiestromen over de middelen om waar nodig bij te kunnen sturen, leveranciers aan te spreken op prestaties en vraag en aanbod continue op elkaar af te stemmen.
Periode: juli 2008 - januari 2009
